ABORDAGEM NEOCLÁSSICA DA ADMINISTRAÇÃO
· Os pontos de vistas dos autores clássicos nunca deixaram de subsistir.
· Todas as teorias administrativas se assentaram na AC, seja como ponto de partida seja como crítica para tentar uma posição diferente, mas a ela relacionada intimamente.
· A Abordagem Neoclássica é a AC devidamente atualizada e com dimensões atualizadas aos problemas administrativos atuais e a complexidade das organizações de hoje.
· A Teoria Neoclássica é a AC com um figurino novo para as empresas de hoje, e dentro de um ecletismo que aproveita a contribuição de todas as demais teorias administrativas.
· A Abordagem Neoclássica identifica as funções dos Administradores e, logo após, retira delas os principais fundamentos da complicada prática da Administração.
· Para os autores neoclássicos, a administração consiste em orientar, dirigir, e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum.
· Sendo assim, o Administrador é aquele que consegue fazer o grupo alcançar seus objetivos com o mínimo de dispêndio de recursos e de esforços e com menos atritos com outras atividades úteis.
· O homem cada vez mais precisa cooperar com outros, para atingir seus objetivos: nessa linha de pensamento, a Administração é basicamente a coordenação de atividades grupais.
· Um dos fenômenos marcantes deste século é o surgimento de uma sociedade de organizações. As tarefas nesta sociedade estão sendo confiadas a grandes instituições, como o governo, as universidades, os sindicatos, as empresas...
· Com um número muito grande de organizações, tendem a um número significativo de objetivos, e nenhuma dessas organizações existem por si só.
· Resumindo, todas têm uma dimensão administrativa comum:
a) objetivos – a organização não vive para si própria, seus objetivos estão fora dela, e é sempre uma contribuição para o indivíduo e a sociedade. Se não definir claramente seu objetivo, não haverá possibilidade de avaliar seu resultado ou sua eficiência;
b) administração – todas são diferentes nos seus objetivos, mas são semelhantes na área administrativa. Todas irão reunir um conjunto de pessoas, que atuando juntas irão integrar um empreendimento comum. Assim, todas as organizações têm um mesmo problema de equilibrar os objetivos com as necessidades dos indivíduos.
c) desempenho individual – é um campo onde há menor diferença entre as organizações. O desempenho individual é a eficácia do pessoal que trabalha dentro das organizações. São as pessoas que fazem, decidem e planejam, enquanto as organizações são ficções legais, pois, por si, nada fazem, nada decidem, nada planejam.
EFICIÊNCIA
EFICÁCIA
· ênfase nos meios
· fazer corretamente as coisas
· resolver os problemas
· salvaguardar os recursos
· cumprir tarefas e obrigações
· treinar os subordinados
· manter as máquinas
· presença nos templos
· rezar
· jogar futebol com arte
· ênfase nos resultados
· fazer as coisas certas
· atingir objetivos
· otimizar a utilização dos recursos
· obter resultados
· proporcionar eficácia aos seus subordinados
· máquinas em bom funcionamento
· práticas dos valores religiosos
· ganhar o céu
· ganhar a partida
CENTRALIZAÇÃO
· Centralização significa que a autoridade para tomar decisões está próxima ao topo da organização.
· Esta enfatiza as relações escalares, isto é a cadeia de comando.
· A centralização foi valorizada no passado devido às seguintes vantagens:
a) as decisões são tomadas por administradores que possuem uma visão global da empresa;
b) o topo geralmente está melhor preparado e treinado do que os que estão nos níveis mais baixos;
c) as decisões são mais consistentes com os objetivos empresariais globais;
d) elimina-se esforços duplicados de vários tomadores de decisão e reduz custos operacionais;
e) certas áreas, como aquisições e tesourarias, permitem maior especializações e vantagens com a centralização
· Todavia, tem suas desvantagens:
a) as decisões são tomadas por administradores que estão distanciados dos fatos e das circunstâncias;
b) o topo geralmente não tem contato com as pessoas e situações envolvidas;
c) as linhas de comunicação da cadeia escalar provocam demoras e maior custo operacional;
d) as decisões tem que passar pela cadeia escalar, envolvendo pessoas intermediárias e possibilitando distorções e erros pessoais no processo de comunicação das decisões.
DESCENTRALIZAÇÃO
· A descentralização proporciona a pulverização das decisões nos níveis mais baixos da organização.
· A descentralização hoje, proporciona melhor utilização dos recursos humanos.
· Princípio que rege a descentralização: a autoridade para tomar ou iniciar a ação deve ser delegada tão próxima da cena quanto possível.
· O grau de descentralização é tanto maior quando:
a) quanto maior for o número de decisões tomadas nas escalas mais baixas na hierarquia administrativa;
b) quanto mais importantes forem as decisões tomadas nos níveis mais baixos da hierarquia administrativa. Quanto maior for o valor das despesas que um gerente pode aprovar sem consultar os seus superiores, maior será o grau de descentralização;
c) quanto menor for a supervisão sobre a decisão tomada. Ocorre a descentralização quando nenhuma supervisão ou controle direto é feito ao tomar-se uma decisão.
· A descentralização significa relativa autonomia e independência para tomar decisões.
· Há quatro elementos que concorrem para aumentar a descentralização:
a) complexidade dos problemas organizacionais – o avanço tecnológico, as inovações e outras variáveis, requerem rapidez e precisão nas decisões, o que se torna um risco se toda a autoridade for concentrada nas mãos de um só executivo;
b) delegação de autoridade – o crescimento da organização é um sinal de vitalidade e de garantia de sobrevivência, sendo assim, a delegação de autoridade parece ser a resposta correta para que a organização não atrofie e permaneça perene;
c) mudança e incerteza – quanto maior a necessidade de mudança e de inovação, tanto maior será a necessidade de descentralização;
d) em tempos de estabilidade – em épocas de certeza e previsibilidade, a descentralização é preferida. Nas crises, situações de riscos e de dificuldade, a autoridade costuma ser centralizada e a descentralização somente voltará quando o perigo já tiver sido ultrapassado.
· Vantagens da descentralização: corte de atrasos nas decisões, economia de tempo e dinheiro, permite aumentar a eficiência e motivação, melhora a qualidade nas decisões, alívio da cúpula e fazendo com que concentrem-se em decisões de maior importância, gastos com coordenação
são reduzidos e permite a formação de Administradores mais motivados e conscientes dos seus resultados.
· Desvantagens: falta de uniformidade das decisões, insuficiente aproveitamento dos especialistas e a falta de equipe apropriada.
FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR
§ Dentro da linha proposta por Fayol, os autores neoclássicos adotam o processo administrativo como núcleo de sua teoria eminentemente eclética e utilitarista.
§ De um modo geral, se aceita hoje o planejamento, a organização, a direção e o controle como funções básicas do administrador. O desempenho dessas quatro funções básicas – planejar, organizar, dirigir e controlar – constitui o chamado processo administrativo.
Planejamento
§ As organizações não trabalham na base do improviso.
§ O planejamento é a primeira função administrativa, pois serve de base para as demais funções.
§ Os objetivos serão determinados a partir do momento que se planeja.
§ Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcançá-los.
§ O planejamento definirá onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que seqüência.
§ Objetivos são resultados futuros que se pretende atingir e são alvos escolhidos dentro de um certo espaço de tempo.
§ As organizações geralmente buscam vários objetivos ao mesmo tempo. Sendo assim, há uma hierarquia de objetivo, pois alguns podem ser mais importantes e predominantes sobre os demais.
§ O planejamento irá se compor em estratégias e políticas em longo prazo por meio das quais se pretende alcançar os objetivos globais da organização, como também em um conjunto de planos detalhando as atividades cotidianas para o alcance de objetivos imediatos relacionados com uma divisão ou órgão da organização.
§ A partir de objetivos organizacionais, a empresa irá fixar suas:
Políticas – guias orientadores da ação administrativa, limitações, embora flexíveis e elásticos, que irão demarcar as áreas em que as ações administrativas deverão se desenvolver;
Diretrizes – são princípios estabelecidos para possibilitar o alcance dos objetivos pretendidos. Como os objetivos são fins, as diretrizes servem para balizar os meios adequados para atingi-los e canalizar as decisões;
Metas – são alvos a atingir em curto prazo, que devem mensurar e mostrar o tempo para o atendimento;
Programas – são os planos específicos, variáveis e podem incluir um conjunto integrado de planos menores. Ex.: programa de produção ou programa de financiamento;
Procedimento – são os modos pelos quais os programas deverão ser executados ou realizados. Ex.: procedimento de admissão de pessoal ou emissão de cheque - rotinas;
Métodos – geralmente o método é atribuído a cada pessoa que ocupa um cargo ou realiza uma tarefa. O método detalha como o trabalho deve ser realizado;
Normas – são as regras ou regulamentos que cercam e asseguram os procedimentos. Ex.: proibição de fumar, horários de trabalho, falta ao trabalho.
§ Além da hierarquia de objetivos, também existe a hierarquia do planejamento:
Planejamento estratégico – mais amplo e abrangente. É projetado em longo prazo, tendo seus efeitos e conseqüências estendidos a vários anos pela frente. Definido pela cúpula e corresponde a um plano maior;
Planejamento tático – é feito em nível departamental. Projetado para o médio prazo, abrange recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais;
Planejamento operacional – é planejamento elaborado para cada tarefa. Projetado para curto prazo e é definido pelo nível operacional.
§ Existem quatro tipos de planos:
Tipos
de
Planos
Relacionados
com
Métodos
®
Procedimentos
Métodos de trabalhos ou de execução.
Representados por
Fluxogramas
Relacionados
com
Dinheiro
®
Orçamento
Receita/despesa
em um dado período
de tempo
Relacionados
com
Tempo
®
Programas ou Programações
Correlação entre tempo e atividades (agendas). Representados por cronogramas
Relacionados
com
Comportamento
®
Regras ou Regulamentos
Como as pessoas devem se comportar em determinadas situações
Organização
A organização como entidade social dirigida para objetivos específicos e estruturados:
§ Organização formal – é aquela baseada em uma divisão do trabalho racional que especializa órgãos e pessoas em determinadas atividades.
§ Organização informal – emerge espontânea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posições na organização formal.
§ A organização como função administrativa e parte integrante do processo administrativo.
Abrangência
Tipo de Desenho
Conteúdo
Resultante
Nível
global/institucional
Organizacional
A empresa como uma totalidade
Tipos de organização
Nível
intermediário/departamental
Departamental
Cada departamento isoladamente
Tipo de departamentalização
Nível
Operacional/tarefas
Cargos e Tarefas
Cada tarefa ou operação apenas
Análise e descrição de cargos
Direção
§ A direção constitui a terceira função administrativa e que vem logo depois do planejamento e da organização.
§ Resta agora fazer as coisas andarem e acontecerem, acionando e dinamizando a empresa.
§ A direção está relacionada com a atuação sobre os recursos humanos da organização.
§ Como não há empresas sem pessoas, a direção constitui uma das mais complexas funções administrativas pelo fato de envolver orientação, assistência à execução, comunicação, motivação, enfim todos os processos por meio dos quais os administradores procuram influenciar os seus subordinados para que se comportem dentro das expectativas e consigam alcançar os objetivos da organização.
Controle
§ O controle depende do planejamento, da organização e da direção para formar o processo administrativo.
§ Portanto, o controle irá: definir os padrões de desempenho, monitorar o desempenho, comparar o desempenho com os padrões e tornar a ação corretiva para assegurar os objetivos desejados.
TIPOS DE ORGANIZAÇÃO
§ Podemos distinguir três tipos tradicionais de organização: linear, funcional e linha-staff.
Organização Linear
§ Características:
a) autoridade linear ou única – unidade de comando, típica da existente nas organização militar. O subordinado recebe ordem a um único superior;
b) linhas formais de comunicação – comunicações por meio das linhas existentes no organograma. Possui dois terminais de comunicações, um orientado para cima (responsabilidade) e outro para baixo (autoridade);
c) centralização das decisões – deslocamento e convergência da autoridade para a cúpula da organização, ou seja, só existe uma autoridade máxima que centraliza todas as decisões e o controle da organização;
d) aspecto piramidal – a organização apresenta uma conformação tipicamente piramidal.
§ Vantagens:
a) estrutura simples e de fácil compreensão – por ter um pequeno número de órgãos ou cargos, as opções de comunicação e de relações formais são mínimas.
b) nítidas e clara delimitação das responsabilidades dos órgãos;
c) facilidade de implantação;
d) bastante estável;
e) organização mais indicada para pequenas empresas.
§ Desvantagens:
a) não responde adequadamente às mudanças rápidas e constantes da sociedade moderna, pois as relações formais não mudam;
b) organização autocrática, provocando rigidez na disciplina e dificuldade a cooperação e a iniciativa das pessoas;
c) enfatiza a exagerada função do chefe e de comando, pressupondo que são capazes de fazer tudo e saber tudo;
d) a unidade de comando torna o chefe um generalista;
e) à medida que cresce, a organização se congestiona e compromete a comunicação;
f) comunicação demorada, sujeita a intermediários e a distorções.
§ Aplicabilidade da organização linear:
a) organização pequena e não requer executivo especialista;
b) organização no estágio inicial;
c) quando as tarefas são padronizadas na organização, permitindo plena concentração nas atividades principais de operação, já que a estrutura é estável e permanente;
d) quando a organização tiver vida curta e a rapidez na execução do trabalho;
e) quando a organização julgar mais interessante investir em consultoria;
Organização Funcional
§ Características:
a) autoridade funcional ou dividida – nenhum superior tem autoridade total sobre os subordinados, mas autoridade parcial e relativa, decorrente de uma especialização;
b) linhas diretas de comunicação – sem necessidade de intermediação;
c) descentralização das decisões – deslocamento e distribuição das decisões para os órgãos ou cargos mais adequados para sua tomada e implementação;
d) ênfase na especialização – em todos os níveis da organização existe uma especialização
§ Vantagens:
a) concentração total e única sobre o seu trabalho e sua função, trazendo maior eficiência e profundidade no desempenho de cada órgão ou cargo;
b) permite a melhor supervisão técnica possível – cada órgão ou cargo reporta-se a experts do seu campo de especialização;
c) desenvolve comunicação direta;
d) separa as funções de planejamento e de controle das funções de execução.
§ Desvantagens:
a) diluição e perda de autoridade de comando;
b) subordinação múltipla;
c) tendência a concorrência entre os especialistas;
d) tendência à tensão e conflitos dentro da organização;
e) confusão quando aos objetivos;
§ Aplicabilidade da organização funcional:
a) organização, por se pequena, tem uma equipe de especialistas bem entrosada, reportando-se a um dirigente eficaz e orientado para objetivos comuns muito bem definidos e colocados;
b) em determinadas circunstâncias e tão-somente, a organização delega, durante um certo período, autoridade funcional a algum órgão especializado sobre os demais órgãos, a fim de implantar alguma rotina ou procedimento ou a fim de avaliar e controlar alguma atividade.
ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVO – APO
§ A partir de 1950 a Teoria Neoclássica deslocou uma atenção antes fixada nas atividades meio para os objetivos ou finalidades da organização.
§ A preocupação de como administrar passou à preocupação de porque ou para que administrar.
§ A APO é uma técnica de gerenciamento de esforços por meio de planejamento e controle administrativo fundamentado no princípio de que, para atingir resultados, a organização precisa antes definir em que negócio está atuando e aonde pretende chegar.
§ A APO é um sistema dinâmico que integra a necessidade da organização de alcançar os seus objetivos de lucro e crescimento, a par da necessidade do gerente de contribuir par ao seu próprio desenvolvimento.
§ A APO apresenta as seguintes características:
1. estabelecimento conjunto de objetivos entre o executivo e o seu superior;
2. estabelecimento de objetivos para cada departamento ou cargo;
3. interligação entre os vários objetivos departamentais;
4. ênfase na mensuração e no controle dos resultados;
5. contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos;
6. participação atuante das gerências;
7. apoio intensivo.
§ A APO constitui uma técnica sistemática de gerência. Forte ênfase é colocada no planejamento e no controle.
§ Os critérios para escolha dos objetivos devem ser estabelecidos de acordo com a prioridade e a sua contribuição para o alcance dos resultados-chave da empresa, como:
1. procurar as atividades que têm maior impacto sobre os resultados;
2. o objetivo deve ser específico e basear-se em dados concretos;
3. focalizar objetivos na atividade e não na pessoa;
4. detalhar cada objetivo com metas;
5. usar linguagem compreensível para os gerentes;
6. concentrar-se nos alvos vitais do negócio e não de dispersar em atividades secundárias;
7. o objetivo deve indicar o resultado a ser atingido, mas não deve limitar a liberdade de escolha dos métodos;
8. indicar o quanto, mas não o como;
9. o objetivo deve ser difícil de ser atingido, requerendo um esforço especial;
10. o objetivo deve representar uma tarefa suficiente para o todo o exercício fiscal da empresa;
11. o objetivo deve ter uma ligação com o plano de lucros da empresa, que deve ser o objetivo último.
§ Objetivos mais comuns nas organizações:
1. posição competitiva no mercado;
2. inovação e criatividade nos produtos;
3. produtividade e índice de eficiência;
4. aplicação rentável dos recursos físicos e financeiros;
5. taxa de dividendos ou índice de retorno do capital investido;
6. qualidade da administração e desenvolvimento dos executivos;
7. responsabilidade pública e social da empresa.
§ Escolhido e fixados os objetivos organizacionais, o próximo passo é saber como alcançá-los, estabelecendo estratégias empresariais.
§ Estratégia: mobilização de todos os recursos da empresa no âmbito global visando a atingir objetivos em longo prazo.
§ Tática: esquema específico de emprego de recursos dentro de uma estratégia geral.
§ Comparação entre estratégia e tática:
Estratégia
Tática
§ Envolve a organização como uma totalidade
§ Refere-se a cada departamento ou unidade da organização
§ É um meio para alcançar objetivos organizacionais
§ É um meio para alcançar objetivos departamentais
§ É orientada para longo prazo
§ É orientada para médio ou curto prazo
§ É decidida no nível institucional da organização
É definida no nível intermediário para cada gerente de departamento ou unidade da organização
§ Alguns benefícios da APO:
Alguns benefícios da APO
Alguns malefícios da APO
§ Aclaramento do objetivo
§ Coerção sobre subordinados
§ Melhoria do planejamento
§ Aprovação de objetivos incompatíveis
§ Padrões claros para controle
§ Papelório em excesso
§ Aumento da motivação do pessoal
§ Focalização sobre resultados mais facilmente mensuráveis do que sobre os resultados mais importantes
§ Avaliação mais objetiva
§ Perseguição rígida de objetivos que poderiam ser abandonados
§ Melhoria do moral
§ A transição de o estilo administrativo a partir da APO:
Pré APO
Pós APO
§ Administração do cotidiano
§ Visualização para dentro
§ Orientação para os produtos/serviços
§ Orientação para a organização
§ Orientação para as atividades
§ Administração da rotina
§ Ênfase no “como”
§ Ênfase no dinheiro, máquinas e materiais
§ Controle centralizado, funcional e tecnocrático
§ Estilo autocrático
§ Diretrizes e supervisão
§ Individualismo
§ Focalização no futuro
§ Visualização para fora
§ Orientação para as pessoas
§ Orientação para clientes
§ Orientação para os resultados
§ Criação de inovações
§ Ênfase no “para que”
§ Ênfase em pessoas, mentalidade e tempo
§ Iniciativa descentralizada dos subordinados
§ Estilo participativo
§ Delegação e responsabilidade
§ Trabalho em equipe
